Verwaltungsangestellte:r (w/m/d) oder Verwaltungshauptsekretär:in (w/m/d) im Dezernat 8 - IT Service Center

An der Universität Bremen ist im Dezernat 8 - IT Service Center - eine Stelle als

Verwaltungsangestellte:r (w/m/d)
Entgeltgruppe 8 TV-L, in Vollzeit (39,2 WStd.) –

oder als

Verwaltungshauptsekretär:in (w/m/d)
Besoldungsgruppe A8, in Vollzeit (40 WStd.)

als Assistenz des CIO der Universität

zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen.

Teilzeitarbeit ist grundsätzlich möglich. Einzelheiten sind ggf. mit dem Dezernat 8 zu vereinbaren.

Berufsgruppe

Verwaltungspersonal / Controlling / Verwaltungsmanagement

Eingruppierung

EG 8 TV-L bzw. Bes.Gr. A8

Besetzbar

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bereich

Das Dezernat 8 – IT Service Center – ist das zentrale Rückgrat der digitalen Infrastruktur der Universität Bremen. Mit rund 80 Mitarbeitenden stellt das Team sämtliche Netzdienste, Server‑ und Speicherplattformen, End‑User‑Support sowie die Verwaltung von Fachanwendungen für etwa 3 500 Beschäftigte und 18 000 Studierende sicher. Durch enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen, Bibliotheken, Forschungseinrichtungen und den zentralen Verwaltungseinheiten wird ein durchgängiger, zuverlässiger IT‑Service gewährleistet, der sowohl Lehre, Forschung als auch Verwaltung unterstützt.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenz, die den Leiter des Dezernats, den CIO der Universität, in administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben unterstützt und aktiv bei der Weiterentwicklung unseres Dezernats mitwirkt. Haben Sie Spaß an vielfältigen Aufgaben, arbeiten selbständig, sorgfältig, serviceorientiert und denken auch gerne über Tellerrand hinaus? Wünschen Sie sich die Zusammenarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Aufgabengebiet

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, u.a.

• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Auswertungen
• Durchführen von Beschaffungsvorgängen
• Unterstützung bei der Antragstellung von Fördermitteln
• Mitwirkung bei IT Sicherheits- und Datenschutzprozessen
• Mitarbeit bei Stellenausschreibungen und Stellenbesetzungen

Projektassistenz in IT-Projekten, u.a.

• Eigenständige Pflege der Webseite des Dezernats
• Eigenverantwortliche Durchführung administrativer Vorgänge in der Projektdurchführung (z.B. Verfolgung von Projektplänen etc.)
• Selbständiges Dokumentationsmanagement (Pflege v. Projekt-, Prozess- u. Systemdokumentationen)

allgemeine Sekretariatsaufgaben, u.a.

• Kalender- u. Terminmanagement
• Kommunikationsschnittstelle: Bearbeitung eingehender E-Mails, Anrufe u. Anfragen
• Vor- u. Nachbereitung von Sitzungen
• Reiseplanung u. -abrechnung
• Büromaterialbestellungen /-verwaltung
• Organisation von Projekttreffen u. Konferenzen / Meetings
• Verwaltung von Urlaubs- u. Krankmeldungen gemäß definiertem Prozess, Pflege von Personalübersichten
• Postverteilung /-bearbeitung
• Allgemeine Korrespondenz auch in englischer Sprache

Voraussetzungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit einschlägigem Bezug zu den obengenannten Aufgaben oder die Laufbahnbefähigung für das Zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 der Fachrichtung „Allgemeine Dienste“.
• einschlägige Berufserfahrung als Assistenz einer Leitungsfunktion, vorzugsweise im Hochschulkontext
• Kenntnisse und Erfahrung in der Projektarbeit
• fundierte Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware, Terminverwaltung) und internetbasierten Diensten
• gute Kenntnisse in einem integrierten Finanz- u. Buchhaltungssystem (z.B. SAP, KOGIS etc.)
• gute Kenntnisse in einem Contentmanagementsystem (z.B. Typo3),
• sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (CEF-Level C2)
• Englichkenntnisse in Wort und Schrift (CEF-Level B1)
• selbständige, kooperative und serviceorientierte Arbeitsweise
• Teamfähgkeit
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit

Kennzeichen

Z60-25

Bewerbungsfrist

27.11.2025

Allgemeine Hinweise

Was wir Ihnen bieten:

• Tarifgerechte Bezahlung nach EG 8 TV-L einschließlich einer Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“) sowie regelmäßige tarifliche Gehaltssteigerungen und zusätzliche Altersversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) bzw. Besoldung nach A8
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr (bei einer 5 Tage Woche)
• eine vielfältige, zukunftsorientierte und offene Unternehmenskultur
• Unterstützung durch ein kollegiales, motiviertes Team mit positivem Betriebsklima
• Die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit (unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen)
• Individuelle Einarbeitung
• Kostenlose Angebote im Rahmen der Sozial- und Familienberatung
• Ein aktives betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. der Möglichkeit von Vergünstigungen bei den örtlichen Sportvereinen oder für Fitnessstudios und Schwimmbäder (EGYM WELLPASS)
• Die Möglichkeit der Inanspruchnahme eines Job-Tickets
• Zahlreiche Angebote zu Sport und Kultur
• Abwechslungsreiche Verpflegungsmöglichkeiten in den Mensen des Studierendenwerks

Die Universität ist familienfreundlich, vielfältig und versteht sich als internationale Hochschule. Wir begrüßen daher alle Bewerber:innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Schwerbehinderten Menschen wird bei einer Bewerbung bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben.

Bewerbungshinweise

Wir weisen darauf hin, dass den Bewerbungsunterlagen keine Fotos beizufügen sind.

Wir bitten Sie, uns nur Kopien (keine Mappen) einzureichen, da wir diese nicht zurücksenden können. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen den rechtlichen Vorgaben entsprechend aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Etwaige Kosten für das Bewerbungsverfahren können nicht erstattet werden.

Ansprechperson

Für grundsätzliche Fragen zum Personalauswahlverfahren sowie für inhaltliche Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Herrn Dr. Matthias Renken (Telefon: 0421 / 218 60810, E-Mail: matthias.renken@vw.uni-bremen.de).

Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise, Zeugnisse) richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer Z60-25 an