Verwaltungsangestellte:r (w/m/d) in der psychotherapeutischen Hochschulambulanz -befristet-

An der Universität Bremen ist im Fachbereich 11 – Human- und Gesundheitswissenschaften – in der Psychotherapeutischen Hochschulambulanz zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Verwaltungsangestellte:r (w/m/d) in der psychotherapeutischen Hochschulambulanz
Entgeltgruppe 9a TV-L
in Teilzeit mit 50% der wöchentlichen Arbeitszeit (19,6 WStd.) befristet bis zum 31.12.2028 (gem. § 14 Abs. 1 TzBfG) zu besetzen.

Berufsgruppe

Verwaltungspersonal / Controlling / Verwaltungsmanagement

Eingruppierung

EG 9a TV-L

Besetzbar

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bereich

Mit der Neubesetzung der Professur für Klinische Psychologie und Psychotherapie des Kindes- und Jugendalters (Leitung: Prof. Dr. Lars White) und der Professur für Klinische Psychologie und Psychotherapie des Erwachsenenalters (Leitung Prof. Dr. Barbara Cludius) soll die Versorgung von Patienten und Patientinnen im Rahmen von Lehre und Forschung der Psychotherapeutischen Universitätsambulanz über die Lebensspanne (PULS) wiederaufgenommen werden.
Die Position umfasst die eigenverantwortliche Organisation und Bearbeitung aller administrativen und organisatorischen Prozesse im Rahmen des Aufbaus der Hochschulambulanz. Dabei agieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen Patient:innen, Lehrstühlen, Therapeut:innen, Studierenden und Verwaltung.

Aufgabengebiet

Eigenverantwortliche vollumfängliche Organisation und Bearbeitung von Ambulanzangelegenheiten:

• Mitarbeit bei der Organisation, Strukturierung und Weiterentwicklung der Abläufe innerhalb der Hochschulambulanz
• Administrative Tätigkeiten im Rahmen der Patient:innenaufnahme für Forschungsprojekte
• Organisatorische Leitung beider Lehrstuhlsekretariate inkl. eigenverantwortlicher Terminplanung, Fristenkontrolle und Erledigung komplexer Verwaltungsprozesse
• Verwaltung und Pflege von Patient:innendaten unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben (DSGVO, PDSG)
• Behandlungs-/Quartalsabrechnung

Allgemeine eigenverantwortliche vollumfängliche Erledigung von Büro- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere:

• Eigenständige Korrespondenzführung, Bearbeitung von E-Mails und Posteingängen sowie telefonische Kommunikation inkl. eigenständige Einschätzung weiterer vorzunehmender Schritte
• Öffentlichkeitsarbeit

Voraussetzungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum medizinischen Fachangestellten (MFA) (w/m/d) inkl. abgeschlossene Weiterbildung zur/zum Praxismanager:in (w/m/d), Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Berufsausbildung
• Fundierte Kenntnisse in Behandlungsabrechnung (GOP, UV-GOP, KV-Richtlinien)
• Erfahrung mit der Verwaltung von Patient:innendaten unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Bestimmungen
• Sicherer Umgang mit Standardsoftware (MS Office), Terminplanungssystemen und idealerweise CMS (z.B. SMARTY)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Level C1 – Gemeinsamer Referenzrahmen für Sprachen – CEF)
• Englischkenntnisse (Level B1 – Gemeinsamer Referenzrahmen für Sprachen – CEF)
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeit

Wir suchen eine teamfähige Persönlichkeit, die auch bei Belastungsspitzen über eine eigenverantwortliche und gewissenhafte Arbeitsweise verfügt.

Kennzeichen

A221-25

Bewerbungsfrist

22.09.2025

Befristet

bis zum 31.12.2028

Allgemeine Hinweise

• Je nach persönlicher Qualifikation ein Jahresbruttogehalt nach TV-L von bis zu 53.880 Euro für eine Vollzeitstelle
• Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“), regelmäßige tarifliche Gehaltssteigerungen und zusätzliche Altersversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• Eine vielfältige, zukunftsorientierte und offene Unternehmenskultur
• Unterstützung durch ein kollegiales, motiviertes Team mit positivem Betriebsklima
• Individuelle Einarbeitung
• Die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit (unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen)
• Kostenlose Angebote im Rahmen der Sozial- und Familienberatung
• Ein aktives betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. der Möglichkeit von Vergünstigungen bei den örtlichen Sportvereinen oder für Fitnessstudios und Schwimmbäder (EGYM WELLPASS)
• Die Möglichkeit der Inanspruchnahme eines Job-Tickets
• Zahlreiche Angebote zu Sport und Kultur
• Abwechslungsreiche Verpflegungsmöglichkeiten in den Mensen des Studierendenwerks

Die Universität ist familienfreundlich, vielfältig und versteht sich als internationale Hochschule. Wir begrüßen daher alle Bewerber:innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.
Schwerbehinderten Menschen wird bei einer Bewerbung bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben.

Bewerbungshinweise

Wir weisen darauf hin, dass den Bewerbungsunterlagen keine Fotos beizufügen sind.
Wir bitten Sie, uns nur Kopien (keine Mappen) einzureichen, da wir diese nicht zurücksenden können. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen den rechtlichen Vorgaben entsprechend aufbewahrt und anschließend vernichtet.
Etwaige Kosten für das Bewerbungsverfahren können nicht erstattet werden.

Ansprechperson

Für grundsätzliche Fragen zum Personalauswahlverfahren wenden Sie sich bitte an: Anastasia Huber / 0421-21868501 /ahuber@uni-bremen.de
Für inhaltliche Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen die geschäftsführende Leitung Frau Nicole Rennschmied (Tel. 0421/218- 68990 – nrennsch@uni-bremen.de zur Verfügung.
Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise, Zeugnisse) richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer A221-25 bis zum 22.09.2025 als eine PDF-Datei auf dem unverschlüsselten elektronischen Postweg an: nrennsch@uni-bremen.de