Verwaltungsangestellte:r (w/m/d)

An der UNIVERSITÄT BREMEN ist im Fachbereich 11 Human- und Gesundheitswissenschaften in der Geschäftsstelle des Instituts für Public Health und Pflegeforschung IPP zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungsangestellte:r (w/m/d)
Entgeltgruppe 8 TV-L

in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,6 Std. unbefristet zu besetzen.

Berufsgruppe

Verwaltungspersonal / Controlling / Verwaltungsmanagement

Eingruppierung

EG 8 TV-L

Besetzbar

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bereich

Das Institut für Public Health und Pflegeforschung (IPP) ist eines der größten universitären Forschungs¬institute im gesundheits- und pflegewissenschaftlichen Bereich in Deutschland. Zu den Aufgaben des IPP gehören Forschung, Lehre und Wissenschaftstransfer. Das Institut umfasst aktuell 12 Abteilungen und Arbeitsgruppen mit insgesamt ca. 100 Mitarbeiter:innen.

Aufgabengebiet

Zentrale Dokumentation und Berichterstattung:

• Zusammenstellung von Dokumentationen, Übersichten und Analysen über Drittmittel und Forschungsleistungen für Tätigkeitsberichte
• Pflege der institutseigenen Datenbanken
• Zusammenstellung und Pflege einer Datenbank zu Good Practice-Beispielen im Bereich Ethikanträgen, Datenmanagementplänen etc.

Assistenzaufgaben:

• Mitarbeit bei der Pflege des Contentmanagementsystems der IPP-Website
• Tagungs- und Veranstaltungsorganisation
• Terminkoordination
• Aktenpflege (Elektronisch / Print)
• Einholen von Angeboten und Preisvergleich
• Büroorganisation
• Korrespondenz

Planung, Abstimmung, Beantragung und Bewirtschaftung der zugewiesenen Haushaltsmittel:

• Erstellung der Finanzplanentwürfe
• Beschaffungen über SAP
• Vorbereitung von studentischen Hiflskraft-, Werk- und Honorarverträgen

Organisatorische und verwaltungsmäßige Betreuung der Institutsgremien:

• Verwaltungsmäßige Umsetzung der Beschlüsse des Direktoriums
• Sitzungsorganisation
• Protokollführung

Voraussetzungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation
• Erfahrung in selbstständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
• Kenntnisse in einem integrierten Finanz- und Buchungssystem (SAP o.ä.)
• Sehr gute Kenntnisse der Standardsoftware zu Textverarbeitung, Präsentation und Tabellenkalkulation sowie gewandter Umgang mit Internetbrowsern und E-Mail
• Kenntnisse von Verwaltung / Organisation
• Kenntnisse in der Projektabwicklung
• Erfahrungen in der administrativen Begleitung von Gremien und in Organisationen
• Sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Level C1- gemeinsamer Referenzrahmen für Sprachen – CEF)
• Kommunikationsfähigkeit
• Hohes Maß an Teamfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Eigeninitiative / Engagement
• Flexibilität

Kennzeichen

A206-25

Bewerbungsfrist

28.08.2025

Allgemeine Hinweise

Wir bieten Ihnen

• Je nach persönlicher Qualifikation ein Jahresbruttogehalt nach TV-L von bis zu 48.540 Euro für eine Vollzeitstelle
• Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“), regelmäßige tarifliche Gehaltssteigerungen und zusätzliche Altersversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• Eine vielfältige, zukunftsorientierte und offene Unternehmenskultur
• Unterstützung durch ein kollegiales, motiviertes Team mit positivem Betriebsklima
• Individuelle Einarbeitung
• Die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit (unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen)
• Kostenlose Angebote im Rahmen der Sozial- und Familienberatung
• Ein aktives betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. der Möglichkeit von Vergünstigungen bei den örtlichen Sportvereinen oder für Fitnessstudios und Schwimmbäder (EGYM WELLPASS)
• Die Möglichkeit der Inanspruchnahme eines Job-Tickets
• Zahlreiche Angebote zu Sport und Kultur
• Abwechslungsreiche Verpflegungsmöglichkeiten in den Mensen des Studierendenwerks

Die Universität ist familienfreundlich, vielfältig und versteht sich als internationale Hochschule. Wir begrüßen daher alle Bewerber:innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Schwerbehinderten Menschen wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben.

Bewerbungshinweise

Wir weisen darauf hin, dass den Bewerbungsunterlagen keine Fotos beizufügen sind.

Wir bitten Sie, uns nur Kopien (keine Mappen) einzureichen, da wir diese nicht zurücksenden können. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen den rechtlichen Vorgaben entsprechend aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Etwaige Kosten für das Bewerbungsverfahren können nicht erstattet werden.

Ansprechperson

Für grundsätzliche Fragen zum Personalauswahlverfahren wenden Sie sich bitte an: Anastasia Huber / 0421-21868501 / ahuber@uni-bremen.de

Für inhaltliche Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Heike Mertesacker unter der Tel. Nr. 0421/218 68980 oder per E-Mail unter hmertesa@uni-bremen.de zu Verfügung.

Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise, Zeugnisse) richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer A206-25 bis zum 28.08.2025 als eine PDF-Datei auf dem unverschlüsselten elektronischen Postweg an: ahuber@uni-bremen.de oder postalisch an