Verwaltungsbeschäftigte:r „Vorzimmer/Koordination“ (w/m/d)

Bei der Senatorin für Gesundheit, Frauen und Verbraucherschutz ist im Vorzimmer der Senatorin eine Stelle als

Verwaltungsbeschäftigte:r „Vorzimmer/Koordination“ (w/m/d)
Entgeltgruppe 10 TV-L
(Kennziffer S-VZ 2025)

unbefristet mit voller Wochenstundenzahl zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

Diese Stelle ist nur eingeschränkt teilzeitgeeignet, da es im Rahmen der Funktionswahrnehmung auch zu Nachmittagsterminen kommt und die Arbeitszeit flexibel wahrgenommen werden muss.

Berufsgruppe

Verwaltungspersonal / Controlling / Verwaltungsmanagement

Eingruppierung

Entgeltgruppe 10 TV-L

Besetzbar

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bereich

Das Arbeitsgebiet umfasst die Aufgaben des Vorzimmerdienstes der Senatorin und beinhaltet zudem die Verantwortung für die Koordination der Vorzimmerdienste der senatorischen Dienststelle. Es besteht die Möglichkeit, dass auf dem Dienstposten auch höherwertige Aufgaben verortet werden, die eine Höhergruppierung des Dienstpostens zur Folge haben können.

Gesucht wird eine motivierte Persönlichkeit, die den Anforderungen des Dienstpostens eigenverantwortlich und mit hohem Engagement in einem dynamischen und stets abwechslungsreichen Arbeitsfeld begegnet.

Aufgabengebiet

• Verantwortliche Organisation des Büros der Senatorin einschließlich der hierfür erforderlichen Sachbearbeitung
• Koordination der Vorzimmerdienste der senatorischen Dienststelle einschließlich des Qualitätsmanagements
• Erstellung von Arbeitsaufträgen für die Fachabteilungen einschließlich des Aufgaben-Controllings
• Planung, Vor- sowie Nachbereitung von Besprechungen
• Organisatorische Terminplanung, -koordination und -vorbereitung
• Telefondienst und Postbearbeitung
• Organisatorische Begleitung von Veranstaltungen der Senatorin
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen

Voraussetzungen

Formale Anforderungen:

• Abgeschlossene Ausbildung zur/ zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement (w/m/d) oder eine vergleichbare Qualifikation

Weitere fachliche und außerfachliche Erwartungen:

• Sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Sichere Anwendung der Standard-Software (MS-Office)
• Zeitliche Flexibilität entsprechend der dienstlichen Anforderungen
• Hohe soziale Kompetenz und Teamfähigkeit
• Ausgeprägte Organisationskompetenz
• Informations- und Kommunikationsfähigkeit
• Entscheidungsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen und Verantwortungsbewusstsein

Wünschenswert:

• Berufliche Erfahrungen in der Vorzimmer-Tätigkeit einer senatorischen Dienststelle
• Erfahrungen im Umgang mit Publikumsverkehr

Kennzeichen

S-VZ 2025

Bewerbungsfrist

21.07.2025

Befristet

unbefristet

Allgemeine Hinweise

Wir bieten Ihnen:

• Vielseitige Aufgaben
  Wir bieten Ihnen eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche Bremens mitgestalten können.
• Work-Life-Balance
  Wir sind mit dem Audit „Beruf und Familie“ zertifiziert. Wir bieten flexible Arbeitszeiten in Teilzeit oder Vollzeit und die Möglichkeit des ortsflexiblen Arbeitens. Außerdem gehören 30 Tage Erholungsurlaub und der Ausgleich von Überstunden in Freizeit bei uns zum Standard.
• Weiterentwicklung
  Wir bieten Ihnen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, mit denen Sie sich in Ihren fachlichen und persönlichen Kompetenzen weiterentwickeln können.
• Gesundes Arbeiten
  Unser Gesundheitsmanagement bietet Ihnen u.a. vergünstigte Firmenfitness (EGYM Wellpass) sowie interne gesundheitsfördernde Angebote (z.B. Gesundheitskurse).
• Zentrale Lage
  Gute Erreichbarkeit Ihres Arbeitsplatzes mit öffentlichen Verkehrsmitteln, für die wir Ihnen ein Jobticket als günstiges Jahresabonnement bieten.
• Betriebliche Altersversorgung
  Tarifbeschäftigte werden in der betrieblichen Altersvorsorge der VBL zusatzversichert, dies bietet die Basis für eine lebenslange Betriebsrente.

Bewerbungshinweise

Haben Sie Interesse?

Dann bewerben Sie sich bitte mit den üblichen Unterlagen (u.a. Anschreiben, Lebenslauf, aktuelles Arbeitszeugnis/dienstliche Beurteilung, Zeugnisse der Studien- oder Ausbildungsabschlüsse; ein Foto ist nicht beizufügen).

Die Auswahlentscheidung erfolgt gem. Art. 33 Absatz 2 des Grundgesetzes entsprechend der Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung der Bewerber:innen. Im Rahmen des Leistungs-vergleichs ist es unverzichtbar, dass Sie eine dienstliche Beurteilung (Beamte) oder ein Arbeits-zeugnis (Beschäftigte) vorlegen, welche/s nicht älter als ein Jahr sein darf. Falls Sie sich in Elternzeit befinden oder im Moment keiner Tätigkeit nachgehen, reichen Sie bitte ein Arbeits-zeugnis oder eine dienstliche Beurteilung Ihrer letzten Tätigkeit ein. Die Vorlage der dienstlichen Beurteilung bzw. des Arbeitszeugnisses ist für das weitere Verfahren zwingend erforderlich. Bewerbungen können grundsätzlich nur berücksichtigt werden, wenn die Einreichung der dienstlichen Beurteilung bzw. des Arbeitszeugnisses bis spätestens zwei Wochen nach dem Ende der Bewerbungsfrist erfolgt. Sollte Ihnen die Vorlage eines aktuellen Arbeitszeugnisses innerhalb dieser Frist – z.B. aus Gründen der Vertraulichkeit – nicht möglich sein, weisen Sie hierauf im Rahmen Ihrer Bewerbung bitte ausdrücklich hin.

Wenn Sie Beamt:in bzw. Beschäftigte:r im öffentlichen Dienst sind, geben Sie bitte Ihr derzeitiges Statusamt bzw. Ihre derzeitige Entgeltgruppe an.

Um die Unterrepräsentanz von Frauen abzubauen, sind Frauen bei gleicher Qualifikation wie ihre männlichen Mitbewerber vorrangig zu berücksichtigen, sofern nicht in der Person eines Mit-bewerbers liegende Gründe überwiegen. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Schwerbehinderte Bewerber:innen haben bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung Vorrang.

Sowohl Bewerbungen von Menschen mit einem Migrationshintergrund als auch außerberufliches bürgerschaftliches Engagement der Bewerber:innen werden ausdrücklich begrüßt.

Bitte geben Sie mit den Bewerbungsunterlagen ggf. eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte ab.

Ansprechperson

Für nähere fachliche Auskünfte steht Ihnen Herr Fuhrmann (Tel. 0421/361 54491) zur Verfügung.

Zuständige Ansprechpartnerin für den Verfahrensablauf ist Frau Stelljes vom Bewerbermanagement bei Performa Nord (Tel.: 0421/361-30099).

Ihre Bewerbung (gerne per Mail als PDF-Format) richten Sie bitte bis zum 21.07.2025 an